1. Kokouksen aloitusajaksi oli sovittu klo 18.00, mutta paikalle oli saapunut vain kolme jäsentä, joten alkua venytettiin klo 19.00 asti. Puheenjohtajan ja sihteerin valitsemisen jälkeen kokous pääsi käyntiin n. klo 19.10 neljän jäsenen kesken. Vähälukuisessa kokouksessa puheenjohtajaksi valittiin tuttuun tapaan Hessi ja sihteeriksi Kride. Kokous todettiin päätösvaltaiseksi.

2. Ensimmäiseksi päätettiin VRER:n ulkoasusta. Vanha ulkoasu kaipaa päivitystä ja on koodaukseltaan kovin sekava, joten aiemmin suunniteltu ulkoasukilpailu päätettiin käynnistää. Kride otti kilpailun vastuulleen ja sai vapaat kädet toteuttamisessa. Ulkoasukilpailu tullaan julkistamaan VRER:n omien sivujen lisäksi ravilistan foorumilla, hevostalli.netin foorumilla ja hevoset.comin foorumilla.

3. Seuraavana tarkistettiin suurkilpailuiden tilanne. Derbyjen järjestämiseksi oli aiemmin järjestetty avoin haku, mutta innokkaita ehdokkaita ei löytynyt, joten Lokki lupasi ottaa Derbyn päävastuulleen. Hessi otti vastuulleen ponien montémestaruuksien järjestämisen. B-ponimestaruudet Shavon vastuulle ja Paula K. lupasi järjestää poniderbyt edellisen vuoden tapaan. Viekser-muistoajo ja N.I.N. Rattopoika-muistoajo siirtyvät joulukuulle Kriden järjestettäviksi. Lokki järjestää Mysterious Yankee Memorialin.

4. Koelähtöravien järjestämisvuoroista käytiin keskustelua. Hanna lupasi ottaa lisääkin koelähtöraveja järjestettäväkseen ja Lokki lupaili myös osallistuvansa kiertoon. Hessi tekee listaa keväämmälle.

5. Ravigaalasta pohdintaa. Viime vuoden gaalan aikoihin tuli kritiikkiä ehdokkaiden valitsemisesta: kun kapea päättäjäjäsenten joukko valitsee äänestykseen hevoset ja tallit, tulee helposti vain kavereiden ja tuttujen talleja ehdolle. Tänä vuonna ehdokkaita voi ehdottaa kuka tahansa, minkä jälkeen päättäjäjäsenet valitsevat jokaiseen kategoriaan 3-6 sopivinta ehdokasta lopulliseen yleisöäänestykseen. Unicornilta kysytään lomaketta ehdotuksia varten. Ravigaalaehdokkaita voi ilmoittaa ravigaalakokoukseen (joulukuun puoliväli) asti. Ehdotuslomake ja ravigaalatiedotteet tulee myöhemmin VRER:n sivuille. Lisättiin kategoria ”Vuoden kylmäverinen”.

6. Suurkilpailupisteytyksessä päädyttiin Kriden vaihtoehtoon Unicornin ehdottaman laskusysteemin ollessa liian suuritöinen ja monimutkainen VRER:n nykyisillä resursseilla. Kriden ehdotusta IRL-pohjaisesta karsintapistesysteemistä hiotaan vielä ja julkaistaan VRER:n ulkoasu-uudistuksen yhteydessä. Pisteytys otetaan käyttöön vuonna 2011 suurkilpailuissa.

7. Viimeiseksi varsinaiseksi kohdaksi jäi suurin kysymys VRER:n ylläpitäjästä. Icengard vetäytyi ylläpitäjän tehtävästä aiemmin IRL-kiireiden vuoksi. Pohdintojen jälkeen päädyttiin ratkaisuun, jossa VRER:lle ei valita varsinaista uutta ylläpitäjää, vaan ”vahtikoira”, joka pitää VRER:n lankoja käsissään. VRER:n toiminta taas pilkotaan osiin, joista jokaiselle valitaan oma vastuuhenkilö. Osa-alueiden vastuuhenkilöt ovat ensisijaisesti vastuussa osionsa toimivuudesta. Esim. kilpailu-osion vastuuhenkilö huolehtii, että ravikalenteri pyörii – joko hoitaa itse kalenterin päivittämisen tai hankkii sille päivittäjän. Osa-alueen vastuuhenkilön ei siis tarvitse tehdä kaikkea oman vastuualueensa tehtäviä yksin, vaan voi jakaa niitä eteenpäin. Vahtikoiran tehtävänä on vahtia vastuuhenkilöitä ja silloin kun joku osa-alue ei toimi, vahtikoiralla on oikeus määrätä osa-alue jonkun muun hoidettavaksi.

Perusidea
- Kunkin vastuualueen vastaavalla on oikeus tehdä päätöksiä oman alueensa asioista.
- Isot päätökset tehdään ryhmäpäätöksinä kokouksessa tai äänestyksessä mailissa
- Vahtikoiralla on valta ja vastuu ottaa ohjat käteen, jos joku vastaava ei hoida tai on estynyt hoitamaan hommiaan

Osa-alueiden määrittelyä:

Puheenjohtaja/vahtikoira
o VRER:n mailin hoitaminen (ulospäin)
o edustaa VRER:n mielipidettä julkisesti (lue: vastaa kysymyksiin ja esittää kannanotot, MUTTA kun kannanotossa kosketetaan jonkun toisen pjäsenen vastuualuetta, kannanotosta on velvollisuus neuvotella kyseisestä aiheesta vastaavan pjäsenen kanssa)
o vastaa kokouksista, eli ryhtyy sopimaan kokouksen ajankohdista ja kokoaa kokouslistan (kokouksissa sovitaan erikseen kuka hoitaa pöytäkirjan ja johtaa kokousta)
o potkii laiskureita persauksille eli seuraa yleisesti toimintaa

Ravivastaava
o seuraa suurkilpailujen pitämistä ja hakee pitäjät tarpeen vaatiessa
o laatii listat koelähtöravien pitämisestä

Kalenterivastaava
o päivittää ravikalenteria, potkii ihmisiä tuloksettomista raveista?

Opastusvastaava
o vastaa kysymyksiin raveista, ajoista ja voittosummista, yleinen ”kaikkitietäjä”

Gaalavastaava
o vastaa ravigaalaan liittyvistä asioista

Sivustovastaava
o vastaa sivuston toimivuudesta ja sisällön tuottamisesta sekä päivityksistä
o käsittelee jäsentallihakemukset ja muut vastaavat

8. Annikan erottua tehtävästään päättäjäjäseniä on jäljellä enää 7 ja osa päättäjäjäsenistä on erittäin epäaktiivisia. Tästä syystä päätettiin avata päättäjäjäsenhaku 1-2 paikkaa varten.

Kokous päättyi n. klo 21.30. Seuraava kokous järjestettäneen joulukuun puolivälin paikkeilla. Aiheina ravigaala, uudet päättäjäjäsenet, ulkoasukilpailun päätös ja toteutus, suurkilpailupisteytyksen loppuhionnan tulos.